A veces la organización de un evento ya sea privado o de empresa se vuelve una tarea tediosa, que requiere de horas de planificación y donde hay que tener muchos pequeños detalles en cuenta, más aún si este evento se celebra al aire libre. Por ello, te presentamos algunas ideas para que tu evento no te quite el sueño y consigas un éxito rotundo.

Cada tipo de evento requiere tener en cuenta una serie de factores diferentes. Por ejemplo, los eventos corporativos sirven para promocionar un determinado producto o servicio, ayudan a mejorar la reputación e imagen de la empresa e incluso a fomentar las relaciones humanas en la esfera empresarial. Los privados por el contrario, requieren de un ambiente mucho más relajado, distendido y divertido donde mayores y también pequeños puedan pasarlo en grande.

Así pues, es necesario conocer estos 10 consejos, pues sólo sabiendo qué hay que tener en cuenta para organizar un evento  se logrará realizarlo con éxito; más todavía si nunca has organizado uno.

Así pues, te presentamos 10 ideas para organizar un evento impactante:

1.    En primer lugar es muy importante definir quién es el público objetivo al cual se pretende dirigir el evento. Tener clara la motivación por la cual se hace es vital para su desarrollo y su posterior evaluación. Por tanto, una buena idea sería delimitar el destinatario del evento, ¿Por qué organizo el evento? ¿Qué pretendo transmitir? ¿A quién pretendo llegar?

2.    Imaginación como punto de partida. Este consejo quiere decir que, ante todo, es muy recomendable incluir actividades originales en los propios eventos que consigan sorprender e impactar a los invitados. Por tanto, es muy importante tener la mente abierta a todo tipo de opciones, actividades complementarias que se pueden ofrecer a los asistentes. Puedes personalizar al máximo tu evento, tematizándolo (consúltanos si tienes alguna idea, podemos ofrecerte todo lo que necesites), bien realizar una jornada de puertas abiertas por ejemplo o si estás pensando en mejorar la relación entre tus empleados, clientes o colaboradores, en Galbis tenemos una actividad de team building muy divertida: nuestro concurso de paellas. ¡La imaginación no tiene límites!

3.    La planificación de un evento privado o de empresa debe realizarse con bastante antelación y es algo a tener siempre en cuenta. Toma papel y lápiz y comienza a anotar todo lo que se necesitará para que el evento resulte exitoso. Material, personas que participarán en su puesta a punto, tareas, programación, etc. Toda concreción es poca. Además, la elaboración de un plan B siempre es recomendable para los momentos en los que todo se complique; el show debe continuar.

4.    A la hora de plantearse cómo organizar un evento también es aconsejable dar publicidad al acto y realizar las invitaciones pertinentes. Hacer llegar a los asistentes –bien sean amigos, familia, empleados, clientes, inversores o consumidores- toda la información relacionada con el evento mediante múltiples vías. En función del tipo de evento y del público objetivo asistente, es aconsejable adaptar la comunicación.

5.    Los recursos tecnológicos deberán estar presentes, pues son realmente útiles y aporta calidad al evento. Imágenes, vídeos, presentaciones, música…Todo suma, en cualquier tipo de evento, para complementar el mensaje a transmitir. Si a todo esto le añades que las nuevas tecnologías, mediante las diversas aplicaciones móviles, facilitan la planificación de un evento de empresa, está más que justificado el uso de los recursos tecnológicos. Hay que tener en cuenta el clima para la fecha de celebración del evento y proteger bien los equipos en caso de lluvia. Tener un lugar cerca para poder resguardarlos no es mala opción si estás planificando el evento con mucha antelación y no sabes qué tiempo hará ese día exactamente. También si requieres de algún equipo o material tecnológico no dudes en consultarnos puesto que colaboramos con diferentes empresas de vídeo, audio. Cualquier cosa que necesites podemos ofrecértela.

6.    Otro consejo a considerar si andas pensando en cómo organizar un evento privado o empresarial, es echar un vistazo previo a toda la normativa a respetar. Tanto si el evento se realiza en un espacio público, como en uno privado al aire libre, existen unas normativas a seguir; tanto en materia protocolaria como en materia de seguridad.

7.    Elegir la comida de acuerdo al estilo del evento. Este consejo hace hincapié en la faceta más personal y distendida de cada evento. Si es un evento al aire libre y quieres que la comida sea un plato único bien del recetario tradicional español o si ya tienes decidido, una paella gigante es la mejor opción cuando se trata de eventos en los que se quiere hacer que la comida sea un punto de atracción en sí mismo.  Si por otro lado, quieres que la comida de tu evento tenga otras degustaciones puedes contratar catering y paellas gigantes, así podrás tener una solución mucho más personalizada para los gustos y diferentes particularidades de los asistentes.

8.    No agobiarse con el presupuesto. No se trata de derrochar en cada evento. Se debe actuar con coherencia. No tratar de estirar demasiado el presupuesto con el que se cuenta, ser responsable con lo que se tiene y actuar acorde a lo que se pretende obtener. Recuerda que el precio de una paella gigante es económico frente a otras opciones.

9.    Realizar un seguimiento constante del evento es de gran utilidad. Conocer qué se opina antes, durante y después del evento ayudará a focalizar los aspectos a mejorar de cara a la próxima planificación de un evento de empresa.

10. Por último, buscar colaboradores o patrocinadores para el evento. Este consejo te permitirá dotar de más envergadura a tu evento y que gane más alcance al haber más empresas implicadas.

Si tienes alguna duda y quieres pedirnos presupuesto para tu evento, no dudes en contactarnos.